PRIVACY EN BESCHERMING VAN DE PERSOONSGEGEVENS
Als boekhoudkantoor staat GEVIMAR BV in voor de verzameling en verwerking van heel wat gegevens. Een deel van deze gegevens hebben betrekking op persoonsgegevens. Wij behandelen uw persoonsgegevens overeenkomstig Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”)) en Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.
In deze Privacyverklaring leggen wij uit welke informatie wij over u verzamelen, waar wij die informatie voor gebruiken en aan wie wij deze informatie doorgeven. Bovendien vindt u in de Privacyverklaring terug welke rechten u heeft en hoe u deze kunt uitoefenen.
1. VERANTWOORDELIJKE VOOR DE VERWERKING VAN DE PERSOONSGEGEVENS
Huidige Privacyverklaring heeft betrekking op alle persoonsgegevens die worden verzameld en verwerkt door GEVIMAR BV, met zetel te 8530 Harelbeke, Broelkaai 2 bus 2, ondernemingsnummer 0451.638.928, alsook elke met GEVIMAR BV verbonden vennootschap conform artikel 11 van het Wetboek van Vennootschappen.
De verantwoordelijke is ingeschreven bij het ITAA onder erkenningsnummer 50.482.941.
Voor alle vragen met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens kunt u steeds terecht bij GEVIMAR BV via brief op het bovenstaande adres of via e-mail (privacy@gevimar.be).
2. WELKE PERSOONSGEGEVENS EN VAN WIE?
GEVIMAR BV verwerkt persoonsgegevens van natuurlijke personen met wie wij een rechtstreekse of onrechtstreeks relatie hebben, hebben gehad of in de toekomst wensen te hebben. Het gaat dus zowel om gegevens van onze huidige cliënten, leveranciers, opdrachtgevers en werknemers, maar ook over potentiële cliënten en potentiële werknemers.
In het kader van de onder punt 3 vermelde doeleinden kan ons kantoor de volgende persoonsgegevens verwerken: voornaam, naam, e-mailadres, telefoonnummer, kopie identiteitskaart, adres, ondernemingsnummer, nationaal nummer, burgerlijke staat, gegevens partner.
In het kader van de aangiftes tot de personenbelasting via Tax-on-web worden ook volgende gegevens verwerkt: kinderen, lidmaatschap vakbond, politieke organisaties, medische gegevens.
- Het kantoor verwerkt de persoonsgegevens welke de betrokkenen zelf of hun aanverwanten hebben aangeleverd.
- Het kantoor verwerkt ook persoonsgegevens die niet door de betrokkene zelf werden aangebracht zoals persoonsgegevens die door de cliënt worden aangeleverd betreffende zijn werknemers, bestuurders, klanten, leveranciers.
- De persoonsgegevens kunnen ook afkomstig zijn van openbare bronnen zoals de Kruispuntenbank Ondernemingen, het Belgisch Staatsblad en de bijlagen ervan, de Nationale Bank van België (Balanscentrale) en dergelijke.
- De gegevens worden slechts verwerkt voor zover noodzakelijk voor de onder punt 3 vermelde doeleinden.
- De persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan derde landen of internationale organisaties.
Daarnaast verzamelt GEVIMAR BV automatisch persoonsgegevens op basis waarvan u niet rechtstreeks kan geïdentificeerd worden, zoals het type browser dat u gebruikt, uw IP-adres, ed. De wijze waarop dit gebeurt wordt omschreven in ons cookiebeleid.
U bent als enige verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens die u aan ons meedeelt en/of invoert.
3. DOELEINDEN VAN DE VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS
GEVIMAR BV verwerkt de persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- Voor de toepassing van de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten.
- In toepassing van het artikel 26 van de wet van 18 september 2017 dient ons kantoor met betrekking tot onze cliënten en hun lasthebbers de volgende persoonsgegevens in te winnen: de naam, de voornaam, de geboortedatum en -plaats en, in de mate van het mogelijke, het adres.
- In toepassing van het artikel 26 van de wet van 18 september 2017 dient ons kantoor betreffende de uiteindelijke begunstigden van de cliënten volgende persoonsgegevens in te winnen: de naam, de voornaam en in de mate van het mogelijke, de geboortedatum en -plaats en adres.
- De verwerking van deze persoonsgegevens is een wettelijke verplichting. Zonder deze gegevens kunnen wij niet overgaan tot het aangaan van een zakelijke relatie (art. 33 Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten).
- Voor de op het kantoor rustende verplichtingen ten aanzien van de Belgische overheid, van buitenlandse overheden of van internationale instellingen in uitvoering van een wettelijke of reglementaire verplichting, in uitvoering van een gerechtelijke beslissing, of in het kader van de behartiging van een rechtmatig belang door o.a. doch niet uitsluitend de huidige en toekomstige fiscale en sociale wetten die ons noodzaken om in het kader van de opdracht waarmee we werden belast persoonsgegevens te verwerken. De verwerking van deze persoonsgegevens is een wettelijke verplichting en zonder deze gegevens kunnen wij niet overgaan tot het aangaan van een zakelijke relatie.
- Voor de uitvoering van een overeenkomst betreffende boekhoudkundige en fiscale diensten. De verwerking van de persoonsgegevens betreft de gegevens van de cliënten zelf, hun personeelsleden, hun bestuurders en dergelijke, alsook van de andere personen die o.a. als klant of leverancier betrokken zijn bij de activiteit. Zonder de verstrekking en verwerking van deze gegevens kunnen wij onze opdracht als boekhouder niet naar behoren uitvoeren.
- Tot slot verwerkt GEVIMAR BV uw persoonsgegevens indien dit noodzakelijk is voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen zoals voor het versturen van nieuwsbrieven indien u hier toestemming voor hebt gegeven in de Opdrachtbrief of in andere met u gesloten overeenkomsten. De intrekking van uw toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerkingen die reeds gebeurden op basis van uw toestemming voor de intrekking daarvan
4. ONTVANGER VAN GEGEVENS
Overeenkomstig wat voorafgaat en behalve in de mate dat de mededeling van persoonsgegevens aan organisaties of entiteiten wiens tussenkomst als third service providers voor rekening en onder de controle van de verantwoordelijke vereist is om de voormelde doeleinden te verwezenlijken, zal het kantoor de in dit kader verzamelde persoonsgegevens niet meedelen, verkopen, verhuren of uitwisselen met enige andere organisatie of entiteit, tenzij u daar op voorhand van op de hoogte werd gebracht en hier uitdrukkelijk mee instemde.
GEVIMAR BV doet een beroep op third service providers:
- Het kantoor maakt gebruik van (e-)boekhoudsoftware.
- Het kantoor maakt gebruik van CRM-software.
- Het kantoor maakt gebruik van het Silverfin-platform.
- Het kantoor maakt gebruik van software voor het berekenen van de vennootschapsbelasting en de personenbelasting van haar klanten.
- Het kantoor maakt gebruik van software voor het opstellen en neerleggen van de jaarrekeningen van vennootschappen.
- Het kantoor doet een beroep op externe medewerkers voor het uitvoeren van bepaalde taken of specifieke opdrachten (bedrijfsrevisor, notaris, ondernemingsloketten, …).
- Het kantoor beheert de contacten via onze website aan de hand van WordPress, waarmee ook nieuwsbrieven worden verstuurd.
Het kantoor kan alle maatregelen nemen die nodig zijn om een goed beheer van de website en van haar informaticasysteem te verzekeren.
GEVIMAR BV kan de persoonsgegevens doorgeven op vraag van elke wettelijk bevoegde overheid, of zelfs op eigen initiatief, indien ze te goeder trouw van oordeel is dat het doorgeven van die inlichtingen nodig is om aan de wetgeving en aan de reglementering te voldoen, of om de rechten of de goederen van het kantoor, van haar klanten, van haar website en/of van u te verdedigen en/of te beschermen.
GEVIMAR BV heeft de technische en organisatorische maatregelen genomen om de databanken waarin uw gegevens worden bewaard te beschermen tegen onwettige toegang, ongeoorloofde toegang en tegen verlies of diefstal van uw gegevens. Onze beveiligingsmaatregelen worden regelmatig geëvalueerd en aangepast om altijd een hoge graad van bescherming te verzekeren.
Deze maatregelen zijn ook van toepassing op alle verwerkers waar het kantoor een beroep op doet.
5. DUUR VAN HET BEWAREN VAN DE PERSOONSGEGEVENS
Voor wat betreft de Persoonsgegevens die wij moeten bewaren krachtens de Wet van 18 september 2017 (zie supra, artikel 3) met name de identificatiegegevens en het afschrift van de bewijsstukken omtrent onze cliënten, de interne en externe lasthebbers alsmede de uiteindelijke begunstigden van onze cliënten, worden deze in overeenstemming met artikel 60 van de Wet van 18 september 2017, bewaard tot uiterlijk tien jaar na het einde van de zakelijke relatie met de cliënt of te rekenen vanaf de datum van een occasionele verrichting.
De persoonsgegevens van de andere dan hierboven vermelde personen worden slechts bewaard gedurende de termijnen zoals voorzien in de toepasselijke wetgeving zoals de boekhoudwetgeving, de fiscale wetgeving en de sociale wetgeving.
Na het verstrijken van de voormelde termijnen worden de persoonsgegevens gewist, tenzij een andere geldende wetgeving een langere bewaartermijn voorziet.
De bewaringstermijn van cookies kan u terugvinden in ons cookiebeleid.
6. RECHTEN VAN TOEGANG, RECTIFICATIE, VERGETELHEID, GEGEVENSOVERDRAAGBAARHEID, BEZWAAR, NIET-PROFILERING EN BETREFFENDE KENNISGEVING VEILIGHEIDSGEBREKEN
Voor de persoonsgegevens die wij moeten bewaren in toepassing van de Wet van 18 september 2017, met name de persoonsgegevens van onze cliënten, de lasthebbers en de uiteindelijke begunstigden van de cliënten, dienen wij u te wijzen op het artikel 65 van de wet van 18 september 2017:
“Art. 65. De persoon op wie krachtens deze wet de verwerking van de persoonsgegevens van toepassing is, geniet niet van het recht op toegang en de rechtzetting van zijn gegevens, noch van het recht om vergeten te worden, op gegevensoverdraagbaarheid of om bezwaren aan te voeren, noch van het recht om niet geprofileerd te worden, noch van kennisgeving van de veiligheidsgebreken.
Het recht op toegang van de betrokken persoon tot de persoonsgegevens die hem aangaan, wordt onrechtstreeks uitgeoefend, krachtens het artikel 13 van de voornoemde wet van 8 december 1992, bij de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer zoals ingesteld door artikel 23 van dezelfde wet.
De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer deelt uitsluitend aan de verzoeker mede dat de nodige verificaties werden verricht en over het resultaat daarvan wat de rechtmatigheid van de verwerking in kwestie betreft.
Deze gegevens kunnen worden meegedeeld aan de verzoeker wanneer de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, in samenspraak met de CFI en na advies van de verantwoordelijke voor de verwerking, enerzijds vaststelt dat de mededeling ervan niet vatbaar is voor bekendmaking van het bestaan van een melding van een vermoeden bedoeld in de artikelen 47 en 54, van de gevolgen die hieraan werden gegeven of van de uitoefening door de CFI van haar recht om bijkomende inlichtingen te vragen op grond van artikel 81, noch vatbaar is om de doelstelling van de strijd tegen WG/FT in het gedrang te brengen, en anderzijds vaststelt dat de betreffende gegevens betrekking hebben op de verzoeker en door onderworpen entiteiten, de CFI of de toezichtautoriteiten worden bijgehouden voor toepassing van deze wet.”
Voor de toepassing van uw rechten inzake uw persoonsgegevens dient u zich dus te wenden tot de Gegevensbeschermingsautoriteit (zie infra, artikel 8.)
Voor de toepassing van uw rechten betreffende alle andere persoonsgegevens kan u steeds contact nemen met ons kantoor via brief of via e-mail naar privacy@gevimar.be
7. VEILIGHEID
GEVIMAR BV heeft veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak, om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de niet-toegestane toegang of de kennisgeving per vergissing aan derden van uw persoonsgegevens verzameld op eender welke wijze alsook elke andere niet-toegestane verwerking van uw persoonsgegevens te vermijden.
In geen geval kan GEVIMAR BV verantwoordelijk worden geacht voor enige directe of indirecte, schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van uw persoonsgegevens.
8. KLACHTEN
Inzake de verwerking van de persoonsgegevens door ons kantoor kan u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.
Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Tel : +32 (0)2 274 48 00
Fax : +32 (0)2 274 48 35
E-mail : commission@privacycommission.be
URL: https://www.privacycommission.be
9. OVER DEZE PRIVACYVERKLARING
Het is mogelijk dat onderhavige privacyverklaring in de toekomst uitgebreid of aangepast wordt (bv. bij nieuwe ontwikkelingen). Aldus raden wij u aan om onderhavige privacyverklaring regelmatig te raadplegen. Alle wijzigingen zullen steeds op deze pagina worden aangegeven.
10. Contact
Indien u nog vragen zou hebben, kan u steeds contact met ons opnemen.
Laatste update: 19/09/2021