Je voerde prestaties uit. Klanten kochten je product. Tijd om een factuur op te stellen. Maar welke informatie moet er eigenlijk allemaal op zo'n factuur staan?
Het is verplicht om op elke factuur bepaalde vermeldingen te gebruiken. Zo moet je het document duidelijk voorzien van het woord 'factuur', een volgnummer van de factuur en de factuurdatum. Verder moet de factuur de volgende informatie vermelden: jouw gegevens, de gegevens van de klant en een duidelijke omschrijving van de gefactureerde producten of diensten. Als je voor eenzelfde prestatie verschillende facturen opmaakt, moet je ook verwijzen naar vorige facturen. De factuur moet ook de datum van uitvoering, levering of ontvangst van het volledige of gedeeltelijke bedrag bevatten.
De factuur moet de identiteit van je onderneming weergeven. Alleen het btw-nummer volstaat niet. Ook de naam, het adres en het bankrekeningnummer - IBAN en BIC-code - van je onderneming zijn verplichte vermeldingen. Een vennootschap moet ook verwijzen naar de bevoegde ondernemingsrechtbank. Dat is de befaamde RPR-vermelding.
Ook de identiteit van de tegenpartij moet vaststaan. Daarom vermeld je altijd de naam en het adres van de klant. Heeft de klant een btw-nummer? Dan moet dat btw-nummer ook op de factuur staan, tenminste en alleen als de klant handelt in zijn hoedanigheid van zelfstandige.
Ook wat betreft de geleverde goederen en diensten is er sprake van factuurverplichtingen. Een duidelijke en voldoende gedetailleerde beschrijving moet aangeven op welke goederen en diensten de factuur betrekking heeft. Een vage omschrijving zoals 'Geleverde prestaties' volstaat dus niet. Ook de hoeveelheid en de eenheidsprijs moeten op de factuur staan.
Andere verplichte informatie zijn de prijs, het btw-percentage en het totaalbedrag van de verschuldigde btw - eventueel per tarief. Je sluit de factuur af met het totaalbedrag - exclusief en inclusief btw - in de passende munteenheid.
Door btw-verplichtingen of het gebrek eraan zijn in bepaalde gevallen extra vermeldingen op de factuur vereist. We bekijken elk geval apart en verifiëren of de vermeldingen al dan niet nodig zijn.
Doe je een Europese verkoop en beschikt je klant over een btw-nummer? Dan zal de klant het btw-bedrag in zijn eigen land moeten voldoen. In dat geval hoef je op de factuur dus geen btw te vermelden. De vermelding '0% btw' volstaat echter niet. Je moet expliciet vermelden waarom je geen btw aanrekent en dus verplicht de vermelding 'Btw verlegd' toevoegen.
Deze vermelding was ook verplicht bij werken in onroerende staat aan een btw-plichtige klant, maar is gewijzigd sinds 01/01/2023. Lees hier meer over deze wijziging.
Als de btw-vrijstellingsregeling van toepassing is, moet je dat op de factuur als volgt vermelden: 'Kleine onderneming onderworpen aan de vrijstellingsregeling van belasting. Btw niet toepasselijk'. Ook bij andere vrijgestelde handelingen, zoals exporteren van goederen buiten de EU ('Vrijgestelde handeling – Uitvoer'), specificeer je altijd waarom het over een vrijgestelde handeling gaat.
Als een klant een duplicaat van een factuur vraagt, bijvoorbeeld omdat het origineel verdwenen is, moet je vermelden dat het om een duplicaatfactuur gaat. Dat doe je zo: 'Dubbel uitgereikt op aanvraag van de klant ter vervanging van de verloren gegane of vernietigde originele factuur'. Ook de datum van uitreiking en de handtekening van de uitreiker moeten op de duplicaatfactuur staan.
Op een creditnota moet je altijd het volgende vermelden: 'Btw terug te storten aan de Staat in de mate waarin ze oorspronkelijk in aftrek werd gebracht'. Uiteraard verwijs je ook naar de oorspronkelijke factuur en factuurdatum.
Je bent niet verplicht om algemene voorwaarden op te nemen, maar we bevelen het sterk aan. Staan de voorwaarden op de achterzijde van je factuur? Dan verwijs je er het best naar op de voorkant van de factuur: 'Op deze factuur zijn onze algemene voorwaarden van toepassing, zoals weergegeven op de achterzijde'. Zo zijn je algemene voorwaarden ook tegenstelbaar.
Maak je nog geen gebruik van algemene voorwaarden? Klik op onderstaande knop en we helpen je graag verder.
