Extra regels voor onkostenvergoeding

Je kent het wel … Je gaat voor het bedrijf naar de carwash of op restaurant en rekent privé cash of met de bankkaart af. Daarna betaalt je onderneming je hetzelfde bedrag terug. Zulke terugbetalingen wil de fiscus nu in kaart brengen. Zo wil de belastingdienst een beter zicht krijgen op terugbetaalde kosten aan werknemers en bedrijfsleiders en eventueel dubbel gebruik van forfaitaire vergoedingen.

Extra regels

Daarom gelden er vanaf 2022 nieuwe verplichtingen voor terugbetalingen. Terugbetaalde kosten eigen aan de werkgever gelden namelijk niet als loonkost, maar als beroepskost. Als bedrijf heb je de keuze: de variabele kosten terugbetalen op basis van bewijsstukken of werken met forfaitaire bedragen. De extra verplichtingen situeren zich vooral op het vlak van variabele vergoedingen aan werknemers en bedrijfsleiders.

Wat verandert er in 2022?

Vanaf het inkomstenjaar 2022 moet je naast de vaste vergoedingen ook de variabele terugbetalingen op de fiscale fiches verantwoorden. Voor alle vergoedingen – vast en variabel – moet je nu ook het terugbetaalde bedrag vermelden.

  • Vergeet je een vaste vergoeding aan te geven? Dan geldt ze als niet aftrekbaar en dreigt er een sanctie van de fiscus.
  • Vergeet je een variabele vergoeding aan te geven? Dan blijft de kost aftrekbaar. Wel krijg je een administratieve boete en bereid je je beter voor op een grondige controle van je terugbetalingsbeleid.

Nieuwe regeling in de praktijk

Ontvang je dus een factuur of bon? Dan controleer je direct of een werknemer of bedrijfsleider het bedrag betaalde en of het bedrijf de voorgeschoten som terugbetaalde. Is dat het geval? Dan moet je het bedrag opnemen in de fiche 281.10 (werknemers) of 281.20 (bedrijfsleiders).

  • Het terugbetaalde bedrag hou je traceerbaar bij in het boekhoudsysteem of een aparte administratie.

Hoe beperk je het administratieve gedoe?

Bij de nieuwe regeling komt heel wat administratie kijken. Beperk je het administratieve meerwerk graag zoveel mogelijk? Dan geven we je de tip om zo weinig mogelijk kosten terug te betalen aan werknemers en bedrijfsleiders. Dat doe je zo:

  • Zet zoveel mogelijk facturen en bonnen op naam van het bedrijf, ook al is het een werknemer of bedrijfsleider die ze betaalt.
  • Werk met tankkaarten.
  • Voorzie een kredietkaart van het bedrijf voor zakenlunches.

Verlaging btw-percentage door stijgende energieprijzen

BTW12-05-2022

Aangezien de energieprijzen al een tijdje de hoogte in schieten, geeft de regering bedrijven en ...

Lees verder 

Nieuwe btw-regeling voor medische beroepen

BTW19-01-2022

Sinds 1 januari 2022 geldt er voor de medische sector een nieuwe btw-regeling. De strengere ...

Lees verder 

Afschaffing btw-attest 6% bij renovatie

BTW11-01-2022

Voer je als aannemer werken uit aan een privéwoning van meer dan tien jaar? Dan kan je onder ...

Lees verder 

Onroerende goederen in het buitenland krijgen ook een KI.

Fiscaliteit03-06-2021

Ben je eigenaar van een of meerdere onroerende goederen in het buitenland? Dan hou je best rekening ...

Lees verder